E-post är idag en av de främsta sätten att kommunicera på inom affärsvärlden. I princip alla använder e-post i sitt arbete för att kommunicera, vare sig man jobbar inom kundtjänst, kommunicerar med medarbetare, affärspartners, med mera. Även privat använder nästan alla e-post på ett eller annat sätt.
Med detta sagt har e-post fått en allt viktigare roll under senaste årtionden och har idag en helt central roll inom kommunikation.
Detta gör att effektiv e-postkommunikation är otroligt viktig för att lyckas med vad det än du hoppas uppnå, vare sig det är att öka försäljning med nyhetsbrev, bygga affärsrelationer, kommunicera med kunder, eller någonting annat.
Att veta hur man skriver professionella, övertygande, och effektiva e-postmeddelanden är därför en färdighet som blivit allt viktigare, särskilt i den digitala eran där konkurrensen för att nå ut i bruset när mångas inkorgar överfylls av olika e-postmeddelanden är högre än någonsin.
Trots detta kämpar många med att formulera sina budskap på ett sätt som är tydliga, intressanta, och engagerande. Det är här Tolio och artificiell intelligens kommer in i bilden.
Tolio är ett mångsidigt AI-drivet skrivverktyg som dramatiskt effektiviserar och förbättrar skrivandet på en mängd olika sätt. Med mängder av verktyg kan Tolio bland annat användas för att skriva bättre e-postmeddelanden som har större effekt, vare sig det rör sig om professionella kommunikation, skapandet av nyhetsbrev, eller någonting annat. Särskilt i en tid då konkurrensen är högre än någonsin och där kraven är större att producera innehåll snabbare och effektivare.
Med Tolio kan både företag och privatpersoner effektivisera sitt skrivande och samtidigt höja kvaliteten på sin kommunikation.
Om du vill effektivisera och förbättra ditt skrivande med hjälp av artificiell intelligens har du kommit rätt. I denna artikel ska vi titta närmare på hur du kan implementera Tolio AI-skrivverktyg i din skrivprocess för att skriva bättre och mer effektivare e-postmeddelanden på kortare tid.
Tolios funktioner för e-postskrivande
Tolios AI-drivna skrivverktyg erbjuder ett stort utbud av AI-drivna skrivverktyg som kan hjälpa till att effektivisera och förbättra skrivandet av e-postmeddelanden på många olika sätt. Vare sig du vill låta AI skriva hela e-postmeddelanden åt dig från början till slut eller bara behöver tips, idéer, och hjälp med formuleringar kan Tolio vara en ovärderlig skrivpartner.
Här är några av de viktigaste funktionerna som Tolio erbjuder när det kommer till att skriva e-postmeddelanden:
Idéer och formuleringar
Tolio erbjuder ett stort utbud av förprogrammerade AI-mallar som var och en är utvecklad för en specifik texttyp. Specifikt för e-postmeddelanden finns det flera mallar att tillgå beroende på vad du behöver hjälp med. Välj helt enkelt den e-post mall som passar vad du vill göra, specificera texten du vill skriva, justera inställningarna, och låt sedan AI skriva texten åt dig. Texten presenteras sedan i en lättanvänd och intuitiv textredigerare som gör det enkelt och smidigt att utveckla, justera, och redigera texten som AI:n har skapat så att den blir precis som du vill ha den. Detta ger dig full kontroll över slutresultatet och gör det möjligt att bestämma hur mycket eller hur lite du vill använda AI i ditt e-postskrivande.
Du kan antingen använda AI för att generera ett utkast som du sedan kan arbeta vidare på, eller så kan du få tips och råd på de viktigaste punkterna du bör inkludera i ditt e-postmeddelande.
Anpassad varumärkesröst
Tolio erbjuder en funktion som gör att du kan skapa din egna varumärkesröst. Detta innebär att du laddar upp dokument kopplat till ditt företag och utbildar AI:n om ditt varumärke, dina produkter, och din varumärkesröst.
Du kan sedan använda denna varumärkesröst när du använder Tolios skrivverktyg såsom AI-mallar.
Detta gör att AI:n kan skapa mer anpassade och relevanta texter som är i linje med ditt varumärke oh gör det möjligt att hålla en mer konsekvent textstil och ton. Utöver detta erbjuder Tolios verktyg också möjligt att anpassa tonen och stilen på texterna du skapar så att de låter precis som du vill ha dem utan att använda en egen anpassad varumärkesröst.
Smart AI-redigerare
Texterna som Tolios AI-verktyg skapar presenteras i en intuitiv textredigerare. Denna textredigerare har inbyggda AI-funktioner så att det är möjligt att använda AI även i redigeringsprocessen. Det går även att använda Tolios ”Smart redigerare” för att börja skrivandet av ditt e-postmeddelande helt själv och sedan endast använda AI i redigeringsprocessen. Tolios AI-drivna textredigerare ger dig dels möjlighet att berätta för AI:n vad du vill att den ska göra med hela texten du skrivit, till exempel ”Gör texten mer engagerande”. Den erbjuder också mängder av andra AI-funktioner såsom ”skriv om”, ”kontrollera grammatik”, ”ändra ton”, ”justera stil”, och mycket mer.
Allt detta förenklar dramatiskt skrivprocessen och hjälper alla att formulera högkvalitativa och engagerade e-postmeddelanden mycket effektivare och bättre.
Grammatikkontroll och språkförbättringar
När du skriver e-postmeddelanden är det otroligt viktigt att de har korrekt grammatik och språk. E-postmeddelanden som har skriv-och stavfel uppfattas som oprofessionella och kan göra att folk slänger dem i papperskorgen innan de ens läst färdigt dem. Av denna anledning är det särskilt angeläget att utnyttja Tolios AI-drivna grammatikkontroll och språkförbättringar för att få hjälp att upptäcka och korrigera grammatiska fel, stavfel och att formulera mer engagerande meningar.
Detta säkerställer att alla e-postmeddelanden är grammatiskt korrekta och professionellt formulerade innan de skickas.
Stilanalys och anpassning
Professionella skribenter förstår vikten av att anpassa stilen och tonen på texterna de skriver utifrån målgrupp och syfte. Särskilt när man skriver e-postmeddelanden är det särskilt viktigt att de är engagerande och fångar lästens uppmärksamhet. Många personers inkorgar är fyllda av e-postmeddelanden varje dag vilket gör att man bara har några sekunder att fånga läsarens uppmärksamhet.
Samtidigt kan det vara svårt att veta hur man ska formulera sina texter på bästa sätt för att tilltala sin målgrupp. Det är här Tolios AI-verktyg, tillsammans med Tolios smarta AI-drivna textredigerare kan hjälpa alla att bli proffs på att skriva engagerande e-postmeddelanden som fångar läsarens uppmärksamhet. Använd AI-funktionerna i textredigeraren, en egenanpassad varumärkesröst, eller inställningarna i AI-skrivverktygen för att ge texten den ton och stil som bäst passar din målgrupp. Om du är osäker på vilken ton och stil som passar bäst för det mallarna du ska skicka kan du vända dig till Tolios AI-assistenter och diskutera detta för att få tips och råd.
Anpassade e-postmallar
Tolio erbjuder som nämnt ett stort antal AI-mallar som var och en är utvecklade för en specifik texttyp. Utöver detta erbjuder Tolio också möjligheterna att skapa egna AI-mallar för alla dina skrivbehov. Du kan enkelt skapa en egen AI-mall och specificera instruktioner till AI:n om vilken typ av text du vill skapa.
Detta gör det enklare och smidigare att snabbt och enkelt skapa just den typ av text för dina e-postmeddelanden du behöver. På så sätt kan du enkelt komma tillbaka till dina mallar när du än behöver och skriva dina e-postmeddelanden snabbt på ett effektivt sätt med hjälp av AI.
Om du till exempel ofta behöver skriva e-postmeddelanden som svarar på kundförfrågningar kan du skapa en AI-mall för detta, likaså om du ofta skriver uppföljningsmail, med mera.
Få feedback på dina e-postmeddelanden
Att använda AI för att få hjälp att skriva e-postmeddelanden kan vara otroligt värdefullt för att effektivisera din skrivprocess. En annan aspekt är att använda AI för att få feedback på dina texter med förslag på förbättringar och justeringar. Du kan till exempel använda Tolios AI assistenter för att få tips på hur du kan justera texten så att den uppnår ditt mål. Om du behöver skriva om en text för att förbättra textens kvalitet kan du också använda Tolios AI textomskrivare för att skriva om den på sekunder.
Anpassning av meddelanden för olika mottagare
Som vi har diskuterat kort tidigare är en av de viktigaste aspekterna av effektiv e-postkommunikation förmågan att anpassa meddelandet efter mottagaren. Att anpassa texten efter målgrupp, syfte, och mottagare är otroligt viktigt för alla typer av texter men det är särskilt angeläget när man skriver e-postmeddelanden. Detta då många blir bombarderade med mail och därmed bara läser dem i ett par sekunder innan de bestämmer om de ska fortsätta läsa eller slänga mailet.
Att anpassa en text efter målgrupp och syfte på bästa sätt kan dock vara svårt. Det krävs ofta god skriverfarenhet och språklig kunskap för att göra detta på ett effektivt sätt, något som många upplever att de inte har. Den goda nyheten är att detta är någonting som AI är utmärkt på.
Som diskuterat tidigare erbjuder Tolio flera anpassningsmöjligheter och funktioner för att skapa texter som är anpassade och utformade med precis rätt ton, stil, och syfte för varje texttyp och målgrupp. Mest central är Tolios varumärkesröst-funktion som är ett sätt att träna AI:n med information om just ditt varumärke så att den kan utgår från ditt företags varumärkesröst, stil, produkter, och mera när de skriver texter. När man bygger ett varumärke är det viktigt att vara konsekvent i sin kommunikation och hålla en enhetlig och i linje med den image man vill bygga upp och denna funktion är ett utmärkt sätt att göra detta på.
Kontextuell ton och stiljustering
Beroende på typen av email du skickar kan du behöva anpassa texten på olika sätt. Det krävs naturligtvis olika för när du skriver ett nyhetsbrev som när du till exempel kommunicerar med en kund eller affärspartner direkt.
Ett potentiellt användningsområde i detta fall är till exempel att låta AI analysera tidigare mailkommunikation som du haft med personer för att utifrån detta anpassa ett mailsvar. Du kan till exempel vända dig till Tolios AI-assistenter och fråga ”baserat på tidigare kommunikation med denna person, vilken ton ska jag använda när jag skriver ett svar?” Så kan AI:n analysera texten och ge råd och tips för hur du bäst utformar ett svar som tilltalar personen på bästa sätt.
Detta är naturligtvis bara ett av många sätt som du kan använda AI till din fördel när det kommer till att optimera dina mal för att göra dem mer effektiva och engagerande för mottagaren.
Mallar för olika typer av e-post
Många använder mailen varje dag och olika typer av kommunikationer kräver naturligtvis olika tillvägagångssätt. Vissa typer av mailkommunikationer kan till exempel vara enformig och repetitiv. Detta kan handla om att svara på väldigt likartade frågor från kunder i kundtjänsten. Denna uppgift kan ofta vara tidskrävande men det är samtidigt viktigt att du besvarar kunderna på ett professionellt och trevligt sätt för att bygga relation och få nöjda kunder.
I detta fall kan kommunikationen av en anpassad varumärkesröst och en anpassad AI-mall vara ett utmärkt sätt att effektivisera dessa mailsvar. Eftersom att du kan programmera AI:n med egna företagsdokument och information om ditt företag och dina produkter innebär det att du inte bara gör att AI:n använder en röst och stil som är i linje med ditt företag men också kan svara på kunders frågor. Skapa sedan en anpassad AI-mall där du ger instruktioner till AI:n om vad du vill att den ska göra, till exempel ”besvara detta kundtjänstmail”. På så sätt kan du använda Tolio för att effektivisera din e-postkorrespondens för en mängd olika syften och därmed spara enormt med tid.
Personlig anpassning baserat på mottagarens historik och preferenser
I vissa fall kan det vara särskilt angeläget att ytterligare anpassa dina e-postsvar för varje enskild individ för att skapa mer engagerande mail. I dessa fall kan du informera AI:n om särskilda egenskaper och ge närmare detaljer om personen du kommunicerar med föra att hjälpa den att skapa mer personliga e-postsvar.
Vikten av ämnesraden
En annan viktig aspekt av mailkommunikation, särskilt när det kommer till nyhetsbrev och marknadsföring är ämnesraden. Vikten av denna bör inte underskattas.Samtidigt kan det vara knepigt att veta hur du ska formulera ämnesraden så att den blir så effektiv som möjligt för att maximera antalet personer som klickar på ditt mail.
Tolio erbjuder en AI-mall som är specifikt utformad för att optimera ämnesraderna för dina email. Använd detta verktyg när du behöver skriva ämnesrader för dina e-postmeddelanden för att öka effektiviteten av dina e-postutskick.
Dessa är bara några av de många sätt som Tolio och AI kan användas för att skriva bättre e-postmeddelanden på ett effektivare sätt. Att använda AI för att skriva e-postmeddelanden kan inte bara bidra till att skriva bättre och mer engagerande mail som driver bättre resultat men också spara enormt med tid och effektivisera ditt arbete.